Postępowanie ID: 1086229 : BAS.271.11.2025 Zapewnienie kompleksowej organizacji/obsługi zaplecza na potrzeby wydarzenia pn. NGO Fest w Bydgoszczy

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 52 5858 727

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

ZAPYTANIE OFERTOWE

zapewnienie kompleksowej organizacji/obsługi zaplecza na potrzeby wydarzenia pn. NGO Fest w Bydgoszczy w dniu 31 maja 2025 r. Miejsce realizacji usługi Wyspa Młyńska w Bydgoszczy.

I ZAMAWIAJĄCY

Miasto Bydgoszcz, ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz

Wydział prowadzący postępowanie

Biuro Aktywności Społecznej

Osoba do kontaktu

Marlena Plebańska- tel. 52 58 58 727– marlena.plebanska@um.bydgoszcz.pl

II OPIS PLANOWANEGO PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej organizacji/obsługi zaplecza na potrzeby wydarzenia pn. NGO Fest w Bydgoszczy w dniu 31 maja 2025 r. Miejsce realizacji usługi Wyspa Młyńska w Bydgoszczy.

1.Opis przedmiotu zamówienia:

-           namioty 3 m x 3 m- 40 szt. - udostępnienie/rozstawienie i zawieszenie wizytówek uczestników/złożenie.  Namioty z obciążeniem bez trwałego przytwierdzenia do podłoża.

-           stoły- 50 szt. - udostępnienie/rozstawienie/złożenie (min. 130 cm)

-           krzesła- 100 szt. - udostępnienie/rozstawienie/złożenie

-           komplet plenerowy pod strefę gastro- udostępnienie/rozstawienie/złożenie (stół    min. 170 cm +dwie ławki)- 10 szt.

-      ławki biesiadne- szt.15 udostępnienie/rozstawienie/złożenie: 220cm x 25cm x 45cm

-           rozstawienie/złożenie/transport namiotów własnych organizatora- 4 szt.

z i do wskazanego miejsca

-     świadczenie usługi ochrony osób i mienia w formie bezpośredniej ochrony fizycznej podczas wydarzenia pn. NGO Fest w Bydgoszczy

2.Efektem pracy będzie:

Zapewnienie zaplecza organizacyjnego podczas organizacji w dniu 31 maja 2025 r. wydarzenia pn. NGO Fest w Bydgoszczy. Miejsce realizacji usługi: Wyspa Młyńska                 w Bydgoszczy, czas trwania wydarzenia 4 godz. (gotowość od godz. 10.00, czas trwania imprezy w 14.00-18:00). Wykonawca podczas wykonywania usługi współpracować będzie  z pracownikiem Biura Aktywności Społecznej UMB odpowiedzialnym za obsługę organizacyjną wydarzenia.

            IV WARUNKI PRZYSTĄPIENIA, KOMUNIKACJA

1. Komunikacja w postępowaniu, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów, oświadczeń lub zapytań między zamawiającym, a wykonawcą odbywa się za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus pod adresem:

www.platformazakupowa.pl/pn/bydgoszcz 

2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

3. Oferty złożone po ustalonym terminie lub poza Platformą Zakupową Open Nexus nie będą rozpatrywane.

4. Składając ofertę w postępowaniu wykonawca oświadcza, że spełnia warunki udziału, nie podlega wykluczeniu z postępowania na zasadach określonych przez zamawiającego oraz posiada uprawnienia, wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia.

5. Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców oraz wybrać kolejną najkorzystniejszą ofertę albo unieważnić postępowanie.

8. Uczestnicy zostaną poinformowani o wyborze oferty drogą elektroniczną.

V KRYTERIUM OCENY OFERT

1. Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, który spełni warunki formalne i zaoferuje najniższą cenę.

2. Zasady i tryb wyboru najkorzystniejszej oferty:

Zamawiający uzna oferty za spełniające wymagania i przyjmie do szczegółowego rozpatrzenia, jeżeli:

- oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym przez  Zamawiającego w Zapytaniu ofertowym;

- złożone dokumenty są aktualne i podpisane przez osoby uprawnione;

- oferta została złożoną w określonym przez Zamawiającego czasie i terminie.

Oferty złożone po terminie lub niespełniające wymogów Zamawiającego nie będą rozpatrywane.

3. Wybór ofert zostanie dokonany w oparciu o przyjęcie w niniejszym postępowaniu kryterium najniższej ceny podanej przez Wykonawcę.

4. W przypadku złożenia, co najmniej dwóch najkorzystniejszych ofert (w tej samej cenie ) Zamawiający może wezwać Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji cenowych z Wykonawcami, którzy takie oferty złożyli.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, jeżeli cena oferty przekroczy kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację Zamówienia.

VI TERMINY I ZASADY PŁATNOŚCI

Zamawiający dokona zapłaty wynagrodzenia za przedmiot zamówienia przelewem  w terminie 14 dni od dnia wykonania usługi i otrzymania prawidłowo wystawionej faktury/rachunku. 

KLAUZULA INFORMACYJNA 
dotycząca przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119
z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że: 

1.      Administratorem Państwa danych osobowych jest: Gmina Miasto Bydgoszcz z siedzibą przy ul. Jezuickiej 1, 85-102 Bydgoszcz.

2.      W sprawach związanych z ochroną Państwa danych osobowych proszę kontaktować się
z Inspektorem Ochrony Danych za pomocą adresu e-mail: iod@um.bydgoszcz.pl lub pisemnie na adres: Urząd Miasta Bydgoszczy Inspektor Ochrony Danych, ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz.

3.      Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym – w oparciu   o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej uPzp - Dz.U. z 2019 r., poz. 2019 ze zm.) oraz aktów wykonawczych do uPzp.

4.      Odbiorcami Państwa danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 uPzp.

5.      Państwa dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 uPzp, przez okres
4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
W przypadku projektów dofinansowanych z budżetu Unii Europejskiej – okres przetwarzania wynikał będzie z zasad określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.

6.      Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach uPzp, związanym z udziałem
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z uPzp.

7.      Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie będą podlegały profilowaniu, stosowanie do art. 22 RODO.

8.      Do Państwa danych osobowych mogą mieć dostęp, wyłącznie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania, podmioty zewnętrzne realizujące usługi na rzecz Urzędu Miasta Bydgoszczy, w szczególności firmy informatyczne świadczące usługi utrzymania i rozwoju systemów informatycznych, tj. MADKOM S.A. z siedzibą w Gdyni, ul. Zwycięstwa 96/98 oraz Open Nexus Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Bolesława Krzywoustego 3.

9.      W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych jesteście Państwo uprawnieni do:

a.      dostępu do swoich danych osobowych – na podstawie art. 15 RODO,

b.     sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych – na podstawie art. 16 RODO, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. 

c.      żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych 
z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo
do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania,
w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,

d.     prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.

10.              Nie przysługuje Państwu:

a.      w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; 

b.     prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

11.              Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Państwu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba
że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.